新入社員カレッジ第5回 ～「伝えるべきこと」が「伝わる」文章を書こう！

みなさん、こんにちは。スタッフの竹本です。

6月7日（水）に開催されました新入社員カレッジ第5回「ビジネス文書の書き方の基礎」の様子をお伝えします。
講師はコピーライターの橘知世先生。
当館ではこれまでに「超基本の文章講座～「こう書けばいいのか！」がわかる」などの講座をご担当いただいています。
梅雨入りを思わせるようなお天気の悪い日でしたが、受講生の皆さん時間前にはきちんと講座会場に集まってくださいました。

講座の最初はまず自己紹介から。その中で普段ビジネス文書を作る際に困っていることを話していただきました。
法人向けの仕事、福祉職など職種は異なりますが、皆さん何かしらビジネス文書について悩みをお持ちでした。一例を挙げると
「メール作成に時間がかかる」
「トラブル時に要点を押さえた文章で報告をするのが難しい」
「お客さんに伝わるようなチラシを作るのが難しい」
「相手に配慮した言葉選びに悩む」
などで、「何をどう伝えればよいか」という点で悩む方が多いようです。



今回の講座で講師からは「ビジネス文書は目的を達成するために『伝えるべきこと』が『伝わる』文章である必要があります」「そのためには読み手を意識しましょう」と繰り返し説明がありました。
言い換えると「ビジネス文書を成立させるのは読み手であり、書き手ではない」ということですね。（私もブログ原稿を書きながらこの言葉の大切さを噛み締めています）

ワークでは「面識のない講師にセミナー欠席を伝える」という設定でメール文面を作成し、それを全体に向けて発表していただきました。ただ単に「欠席します」という情報を伝えるだけでなく、「申し訳ございません」のような相手への気遣いや謝意を添える文章や、「セミナー受講できず残念です」のようなセミナーへの思いを伝える文章もあり、同じ目的でも様々な伝え方があるんだなと皆さん新たな発見があったようです。

また自分の作ったメール文面をセルフチェックする時間も設けられました。
「書き手が達成したい目的は何か」
「誰に何を伝える文章か」
「読み手に達成してもらいたい目的は何か」
「伝えたいことがどの程度伝わる文章か（10段階評価）」
など様々な角度からのチェックですが、これらは今後もビジネス文書を作成する際に役に立ちそうなポイントです。



皆さん最初は悩みながら文章を作成されていましたが、講師からの説明を受けるとポイントをつかんだようで少しずつ作成のスピードも上がってきていました。

以下、受講者の皆さんからの感想です。
「よかったです、面白かった。」
「文章をどう受け取るかは相手次第、考えすぎず読みやすい文章を作りたいと思います。」
「新入社員カレッジ受講の報告書作成に活かします。」
「文章は一晩寝かせる（冷静な状態で読み直す）ことを心掛けたいです。」

次回は6月21日（水）、「課題発見力、観察力」の講座を予定しています。